De volgende eisen worden gesteld aan een functionerend cafetariasysteem:
- Juridische en arbeidsrechtelijke eisen.
- Fiscale eisen.
- Eisen ten aanzien van de realiteitswaarde.
Juridische en arbeidsrechtelijke eisen
Een cafetariasysteem moet aan een aantal eisen voldoen. In het kort zijn deze:
- Er moet een reglement zijn opgesteld.
- In principe moet het gaan om afspraken die voor een korte termijn (1 jaar) gelden en dus geen permanent karakter hebben.
- Minimaal 75% van de werknemers moet van de regeling gebruik kunnen maken. Anders gezegd: niet meer dan 25% mag van deelname worden uitgesloten. Dat bijvoorbeeld 50% van het personeel niet voldoet aan de eisen voor een fiets van de zaak, doet daar niets aan af. Zo zal het aantal werknemers dat op een ziektekostenvergoeding een beroep doet misschien niet boven de 10% uitkomen.
- In totaal mag niet meer dan 30% van het totale bruto jaarloon worden verruild (inclusief bonussen en dergelijke).
- Het jaarloon mag door het verruilen van brutoloon niet beneden het minimumloon komen.
- Iedere fulltime werknemer moet minstens viermaal het aantal uren of dagen per week aan vakantie opnemen in één jaar. Het meerdere mag worden verruild.
- In principe mag alleen toekomstig loon en vrije tijd worden ingezet. Met betrekking tot stuwmeren aan verlof is het algemeen aanvaard dat deze vakantierechten uit het verleden ook verruild mogen worden.
- Uiteraard mogen de regels niet strijdig zijn met de bepalingen van het BW.
- Tevens is het wenselijk om een aantal voorwaarden en bepalingen in het reglement op te nemen
