Elementen van communicatieplan

De volgende elementen zijn onderdeel van het communicatieplan:

1. Een introductiebrief van de directie en or (over waarom, wanneer en belang).
2. Een aansprekende naam voor het keuzepakket en het systeem, en vastlegging van de domeinnaam.
3. Een eerste brief van de directie verstuurd naar het huisadres van de werknemers. Volgende informatie verschijnt telkens op het intranet. Leer werknemers zich op intranet te informeren.
4. Een eerste brief waarin aandacht wordt geschonken aan zaken die erom vragen, zoals onvrede over een bepaalde arbeidsvoorwaarde, en de resultaten en analyse van de enquête.
5. Een enquête over arbeidsvoorwaarden en mogelijke wensen.
6. Voorlichting aan P&O en management.
7. Vooronderzoek naar pc-dichtheid, thuis en eventueel op het werk. Dit resultaat meenemen in de communicatie en de oplossing naar het personeel.
8. Een duidelijk standpunt of er wel of geen formulieren gebruikt worden.
9. Werknemers aansluiten op het inter- en intranet voor optimale informatieverstrekking.
10. Een flexcoördinator aanstellen en deze functie breeduit communiceren aan: directie, management, or en werknemers (dit laatste via intranet).
11. De functie van flexcoördinator uitleggen, toelichten dat deze er vooral ter ondersteuning van de werknemers is.
12. Duidelijk maken waar werknemers met vragen terecht kunnen, bijvoorbeeld eerst bij de leidinggevende en dan bij de flexcoördinator.
13. Een tweede brief via intranet met de informatie over het keuzeproces, wachtwoord, beveiliging van informatie, Wet bescherming persoonsgegevens enzovoort. Eventueel een k(l)eurige brochure.
14. Afhankelijk van grootte van organisatie meerdere presentaties over het keuzesysteem en de software.
15. Toelichting op de tweede fase met een Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenoverzicht, een eventuele koppeling met pensioeninformatie en een digitale salarisspecificatie.
16. Inloopsessies op de werklocaties met een duidelijke introductie van het cafetariasysteem.